¿Usas el espacio de tu oficina de forma eficiente?

En un entorno cada vez más saturado de oferta, el gran objetivo perseguido por las empresas es conseguir diferenciarse de su competencia. La receta del éxito es muchas veces un misterio y se basa en la combinación de elementos. El inmobiliario y el uso racional y eficiente de los espacios de trabajo se ha convertido en uno de los factores más recurrentes en ese camino hacia la diferenciación. Sólo cuando tienes un profundo conocimiento sobre cómo funcionan tus oficinas eres capaz de desarrollar un diseño más inteligente, lo que provoca efectos positivos en la felicidad de los empleados y un mejor uso de los recursos.

Desafortunadamente, hay muchas empresas que todavía hoy no saben cuál es el uso real que se hace de sus oficinas. La utilización de sensores puede ser una buena manera de empezar a medir, aunque no es la única ni la mejor. La amplia oferta de herramientas de monitorización hace que resulte difícil elegir. Pero no te quedes atrapado en la parálisis por el análisis. La mejor opción para medir cómo trabaja una empresa a veces es la más sencilla.

La clave es hacer coincidir el alcance del proyecto con los objetivos del negocio y las capacidades de implementación.

Antes de nada debes saber que hay cuatro niveles de actuación para medir el uso de una oficina. Elegir el más adecuado dependerá del estado actual de tu oficina y de la cantidad de información que necesites para realizar las mejoras que deseas. Pero, recuerda: hay que caminar antes de correr. Tus técnicas de monitorización crecerán junto contigo a medida que madures tu estrategia de espacio.

Nivel 1: Medición

  • ¿Para quién es? – Para empresas con oficinas que tienen un sitio asignado a cada persona y en entornos más tradicionales. Es ideal para casos en los que haya muchos puestos de trabajo vacíos o un exceso de empleados.
  • Herramientas a tener en cuenta: El ojo humano.
  • ¿Qué resuelve? – Cuántas personas hay en un día determinado. En un momento dado, ¿Cuánto espacio está siendo realmente utilizado? ¿Qué espacios están más masificados frente a cuáles están más vacíos?

Nivel 2: Monitorización

  • ¿Para quién es? – Para empresas que tienen puestos asignados, pero que también utilizan algún nivel de uso compartido. Es ideal cuando los empleados no dependen de un lugar específico para realizar su trabajo y los planes de crecimiento de la empresa pueden conducir a una ocupación excesiva.
  • Herramientas a tener en cuenta: sensores de escritorio permanentes, triangulación WiFi.
  • ¿Qué resuelve? – Cómo se utiliza exactamente nuestro espacio actual. Si las personas pueden trabajar en cualquier lugar, ¿dónde están trabajando realmente? ¿Qué espacios se usan más y cuáles menos?

Nivel 3: Manipulación pasiva

  • ¿Para quién es? – Para empresas que ya están analizando la interacción de las personas con el espacio. Por ejemplo, la calefacción y la iluminación cambian cuando alguien entra o sale de una habitación, los letreros de las salas de reuniones muestran si están disponibles o no, etc.
  • Herramientas a tener en cuenta: Sistemas avanzados de gestión de edificios, balizas, sensores de iluminación, estrecha colaboración el área de tecnología.
  • ¿Qué resuelve? – Cómo podemos hacer que nuestro espacio sea más cómodo para los trabajadores. ¿Cómo podemos configurar nuestra oficina para adaptarla a sus necesidades?

Nivel 4: Manipulación activa

  • ¿Para quién es? – Para empresas con oficinas dinámicas conectadas. Sus empleados tienen plena movilidad, tanto dentro como fuera de la oficina. Se mueven por la oficina y usan el espacio que resulta adecuado para ellos en cualquier momento, y manipulan activamente esos entornos para que se adapten mejor a sus necesidades en tiempo real.
  • Herramientas a tener en cuenta: Ubicación en tiempo real y datos de redes sociales, aplicaciones móviles.
  • ¿Qué resuelve? – Cómo podemos empoderar a nuestro personal para aprovechar su espacio al máximo y el espacio a su alrededor en cualquier momento ¿Cómo pueden trabajar con el entorno de la oficina para mejorar su experiencia?

¿Qué nivel de utilización se parece más al de tu empresa? La estrategia correcta cambiará a medida que evolucione la estrategia de tu oficina. Llegar a la solución correcta en este momento solo requiere un poco de autoconciencia organizativa.

Define bien el alcance y elige las soluciones que tengan sentido para tus objetivos y que estén en línea con tu presupuesto. Una vez que comprendas cómo los empleados realmente utilizan el espacio, puedes adaptarlo a tu día de trabajo y hacer un mejor caso para el cambio.

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